Obowiązek przetrzymywania dokumentacji oraz ochrony zawartych w nich danych dotyczy wszystkich przedsiębiorstw oraz instytucji państwowych. Zwykła umowa handlowa, dane kandydatów do pracy czy też kadrowa lista płac zawierają poufne informacje, które nie powinny wyjść poza struktury przedsiębiorstwa. Dokumentów zawierających poufne dane nie można ich po prostu wyrzucić do śmietnika, należy je odpowiednio utylizować.
Wszystkie podmioty gospodarcze mające wpływ na ekonomię obarczone są obowiązkiem archiwizacji dokumentów. Bez względu na to, czy jest to osoba prywatna, przedsiębiorstwo państwowe, spółka osobowa, spółka kapitałowa czy też obiekt administracji publicznej, wszyscy są zobowiązani do ochrony danych osobowych zawartych w dokumentach.
Zarówno dokumentacja związana z prowadzeniem działalności, jak i zawierająca poufne dane, powinna być chroniona i przetrzymywana w bezpiecznych warunkach przez określony czas. Inny okres przechowywania jest narzucony dla dokumentów księgowych, a inny dla archiwizacji dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników. Większość dokumentów związanych z prowadzeniem działalności należy przechowywać przez okres 5, 10 lub 15 lat.
Należy je zniszczyć. Dalsze przechowywanie dokumentów wiąże się z zajęciem dużej powierzchni. Nie trzeba ich trzymać w nieskończoność!
Odpowiednio wyposażone firmy profesjonalnie niszczące dokumenty, spełniają wyśrubowane normy jakościowe dotyczące bezpieczeństwa i tajności niszczonych dokumentów. Często oferują odbiór materiału własnym transportem. Warto wspomnieć o tym, że od momentu odebrania dokumentów, podmiot niszczący odpowiada za ich bezpieczny transport i utylizację.
Nie każda firma może świadczyć usługi niszczenia dokumentów. Odpowiednie maszyny - niszczarki przemysłowe - realizujące masowe cięcie dokumentacji na określone wymiary (np. ścinki o rozmiarach 10mm x 13mm), posiadają certyfikaty potwierdzające uzyskanie odpowiedniej klasy tajności niszczenia dokumentów. Proces utylizacja przeprowadzony za ich pomocą daje gwarancję na utrzymanie tajności danych zawartych w dokumentacji.
Profesjonalne firmy, poza posiadaniem certyfikatu niszczarki przemysłowej, wystawiają certyfikat zniszczenia dokumentów - jako potwierdzenie utylizacji dokumentów zgodnej z obowiązującymi normami i klasami tajności.
XXI wiek to okres cyfryzacji. Poza dokumentacją papierową, bardzo często posiadamy informacje zapisane na nośnikach pamięci. Zgłoszenia aplikacyjne, CV, umowy handlowe, zestawienia płacowe i inne pliki zawierające dane osobowe również powinniśmy chronić przed wglądem osób niepowołanych.
Jeśli cyfrowy nośnik danych (np. dyski twarde, dyskietki, płyty CD/DVD) jest jednokrotnego użytku, lub mamy ich zbyt wiele - powinniśmy je zutylizować. Firmy wymieniające sprzęt komputerowy na nowszy, zazwyczaj oddają zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny do recyklerów, warto jednak pamiętać o wyjęciu dysków przenoszących pamięć. Tylko po rozdzieleniu dysków od zużytego sprzętu oraz ich utylizacji, mamy stu procentową pewność, że dane pozostają bezpieczne.
Firmy specjalizujące się w utylizacji nośników danych realizują niszczenie za pomocą odpowiednich niszczarek, nośniki danych zostają nieodwracalnie zniszczone.
Posiadam dokumenty do utylizacji - co dalej?
Najłatwiej jest chwycić za telefon i zapytać o wycenę. Firma specjalistyczna odbierze dokumenty własnym transportem, a Państwo otrzymają potwierdzenie zniszczenia dokumentów. Jeśli jednak chcą Państwo znać orientacyjną cenę niszczenia dokumentów należy zapoznać się z cennikiem firm świadczących takie usługi.
Autor artykułu
Firma Pestar, zajmująca się utylizacją dokumentów. Niszczenie Dokumentów Gdańsk
- Laptopy i komputery poleasingowe - jak wybrać?
- Laptopy i komputery poleasingowe - jak wybrać?
- Jak i gdzie kupić tani sprzęt IT poleasingowy na fakturę, czyli używane komputery i laptopy dla firm
- Nie wyrzucaj pustego tonera!
- Oryginał czy zamiennik ? jaki tusz wybrać?
- Alarm przewodowy czy bezprzewodowy?
- Urządzanie biura od A do Z - poradnik doboru mebli biurowych
Data publikacji: 2018-03-06, ostatnia zmiana: 2018-10-10
