INSPEKTOR DS. ADMINISTRACYJNYCH (SEKRETARZ/SEKRETARKA) (Zarobki: od 4 900 PLN) - Warszawa, Oferta pr

Oferta pracy
INSPEKTOR DS. ADMINISTRACYJNYCH (SEKRETARZ/SEKRETARKA)

Zakres obowiązków

- ustalanie codziennego dnia pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa,
- ustalanie planu tygodniowego pracy i spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa, prowadzenie terminarza spotkań,
- obieg korespondencji,
- przygotowywanie podróży służbowych,
- organizowanie konferencji, narad i odpraw; obsługiwanie gości,
- opracowywanie zleconych analiz, sprawozdań, przygotowywanie projektów rozwiązań,
- sporządzanie i redagowanie pism,
- przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych,
- prowadzenie wykazu świąt państwowych i resortowych oraz innych uroczystości, przygotowywanie
okolicznościowych wystąpień Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa,
- przygotowywanie okolicznościowej korespondencji z życzeniami imieninowymi, kartek świątecznych, listów gratulacyjnych, podziękowań oraz listów z okazji świąt i rocznic podmiotów, z którymi Przychodnia współpracuje i utrzymuje kontakty,
- prowadzenie stosownych urządzeń ewidencyjnych: korespondencji faksowej,
- prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów,
- przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg oraz wniosków związanych z funkcjonowaniem Przychodni oraz przekazywanie ich Dyrektorowi,
- terminowe sporządzanie i przekazywanie raz na kwartał informacji o nastrojach do DWSZdr,
- dbałość o porządek w gabinetach Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa oraz w sekretariacie,
- potwierdzanie na dokumentach podróży pobytu osób skierowanych służbowo do Przychodni,
- współpraca ze wszystkimi jednostkami i komórkami organizacyjnymi oraz poszczególnymi osobami funkcyjnymi w zakresie ustawicznego ulepszania wizerunku Przychodni,
- współpraca ze Specjalistą ds. organizacyjnych i promocji w zakresie organizacji imprez okolicznościowych, a także zakupu kwiatków i wieńców,
- wsparcie organizacyjne i administracyjne, w szczególności w zakresie bieżącej działalności Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego,
- zgłaszanie propozycji modyfikacji systemów funkcjonalnych umożliwiających poprawę działalności Przychodni,
- monitorowanie realizacji zadań wynikających z realizacji planów i przedstawianie wniosków oraz propozycji,
- prowadzenie rejestrów zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw,
- znajomość przepisów wynikających z ustaw i rozporządzeń związanych z działalnością Przychodni niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku,
- wykonywanie innych czynności związanych bezpośrednio z zakresem działalności, a nie objętych powyższym zakresem obowiązków, jeżeli zostaną mu one powierzone przez bezpośredniego przełożonego.
Wymagania:
- wykształcenie średnie; mile widziane wyższe,
- co najmniej półroczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (najchętniej w jednostkach sektora finansów publicznych lub ochrony zdrowia),
- komunikatywność,
- wysoka kultura osobista; znajomość zasad savoir-vivre,
- umiejętność radzenia sobie z sytuacjami niestandardowymi i działania pod presją czasu,
- łatwość redagowania pism urzędowych, znajomość zasad poprawnej polszczyzny,
- umiejętność pracy zarówno samodzielnej, jak i zespołowej,
- doskonała organizacja pracy,
- dokładność, skrupulatność, sumienność i zaangażowanie w powierzone obowiązki,
- bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych, w tym MS Office,
- komunikatywna znajomość języka polskiego.

Zakres obowiązków:
- ustalanie codziennego dnia pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa,
- ustalanie planu tygodniowego pracy i spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. Lecznictwa, prowadzenie terminarza spotkań,
- obieg korespondencji,
- przygotowywanie podróży służbowych,
- organizowanie konferencji, narad i odpraw; obsługiwanie gości,
- opracowywanie zleconych analiz, sprawozdań, przygotowywanie projektów rozwiązań,
- sporządzanie i redagowanie pism,
- przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych,
- prowadzenie wykazu świąt państwowych i resortowych oraz innyc.