Prowadzenie firmy wiąże się z przetwarzaniem różnego rodzaju dokumentów, w tym także kadrowych. Od 2019 roku można przygotowywać ją i archiwizować w formie elektronicznej, ale wiele firm łączy ją z formą papierową. Przedstawiamy najlepsze praktyki archiwizacji akt osobowych pracowników, dzięki którym spełnisz wszystkie wymogi prawne.
Zanim dokumenty pracowników trafią do archiwum, są przechowywane w dziale kadr. Od 2019 roku ustawodawca umożliwił tworzenie tzw. e-teczek, w których muszą znajdować się takie same dane, jak w teczkach papierowych. Digitalizacja to nie tylko możliwość, ale praktyczne rozwiązanie dla większości firm. Dzięki niej oszczędzasz miejsce, czas i pieniądze. Z drugiej strony, przechowywanie dokumentów cyfrowych wymaga wdrożenia stosownych zabezpieczeń. Więcej o tym, jak powinien wyglądać ten proces, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/. Jest to doskonały poradnik dla osób początkujących, ale też dla wieloletnich przedsiębiorców, którzy do tej pory nie przywiązywali większej wagi do metod archiwizacji akt osobowych.
Jakie zasady archiwizowania dokumentów pracowniczych warto wdrożyć w swojej firmie? Jedną z podstawowych jest digitalizacja, która pozwala zabezpieczyć dane przed uszkodzeniem czy degradacją wskutek upływu czasu. Archiwizacja akt osobowych trwa zazwyczaj 10 lat, a więc stosunkowo długo. Dodajmy, że okres ten liczymy od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Ponadto dokumenty pracownicze muszą być uporządkowane - dzięki temu zdecydowanie łatwiej nimi zarządzać. Bardzo ważnym aspektem jest zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich i przedterminową utratą. Najlepsze rozwiązania w kontekście e-teczek to:
Przy czym, aby stworzyć odpowiednie zabezpieczenia, powinieneś skorzystać z pomocy profesjonalistów. Co jeszcze warto wiedzieć o archiwizacji akt? Odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/ i sprawdź, o czym w szczególności powinieneś pamiętać, zarządzając dokumentacją pracowniczą.
Akta kadrowe to problematyczne dokumenty, ponieważ zawierają dane identyfikujące pracowników. Dlatego ich archiwizacja musi być nie tylko wygodna, ale przede wszystkim zgodna z obowiązującymi przepisami. Jako pierwsze na myśl przychodzi RODO, które wymaga zabezpieczenia danych przed wyciekiem. Ponadto nakazuje ich zniszczenie od razu po upływie terminu wymagalność. Przepisy RODO, choć surowe, nie zabraniają przekazywania dokumentów firmom zewnętrznym, które specjalizują się w ich archiwizacji. Z ofertą Rhenus Office Systems Poland zapoznasz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/akta-kadrowe/. Firma gwarantuje profesjonalne podejście do akt, dzięki któremu zadbasz o swoje interesy i zabezpieczysz się od strony prawnej.
Data publikacji: 2025-03-31, ostatnia zmiana: 2025-03-31, dział: Blog Biuro
Chcesz coś kupić lub sprzedać? Wystaw darmowe ogłoszenia
